UBO

De rol van de notaris bij het UBO-onderzoek

Conform de WWFT (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme) is de notaris verplicht om van elke client de identiteit te controleren en te kijken of deze valt binnen een risicogroep conform de WWFT.

Als een partij in de akte een rechtspersoon is, dienen wij ook een UBO-onderzoek te doen van die betrokken rechtspersoon. Dit onderzoek houdt in dat de notaris moet kunnen vaststellen wie de UBO(‘s) is/zijn van de rechtspersoon en controleren of die UBO’s (correct) zijn ingeschreven in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel.

Waarom een UBO-verklaring

Als eerste vragen wij de cliënt voor ons UBO-onderzoek een UBO-verklaring in te vullen en deze te ondertekenen en aan ons kantoor te retourneren met eventueel kopie van de benodigde documenten.

  • Op de UBO-verklaring verklaart u onder andere dat u geen kennis of vermoeden heeft van risico’s in het kader van de WWFT, en dat er geen Politiek Prominente Personen in de organisatie zitten.
  • Indien van toepassing dient u bijlagen mee te sturen/te uploaden waarmee wij de UBO-verklaring kunnen controleren, zoals een kopie aandeelhoudersregister en/of kopie legitimatiebewijzen.
  • Vervolgens controleren wij als notariskantoor die ingevulde en ondertekende UBO-verklaring en vergelijken deze met de reeds ingeschreven UBO(‘s) in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. 
  • Mocht dit niet overeenkomen, dan zullen wij melden aan de cliënt dat er een verschil is.

UBO-registratie

Als tweede kijken wij als notariskantoor per rechtspersoon of de UBO(’s) zijn ingeschreven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel (dit moest uiterlijk voor 27 maart 2022 gedaan zijn).

  • In het geval er inderdaad UBO(’s) geregistreerd zijn, dan controleren wij of die UBO-registratie klopt met de door u ingevulde UBO-verklaring en de bijbehorende documenten. Als dit klopt, kan de akte passeren.
  • In het geval u wèl de UBO-opgave ingediend heeft bij de Kamer van Koophandel, maar deze is nog niet verwerkt door de Kamer van Koophandel, ontvangen wij graag het UBO-opgave document of de bevestigingsmail als bewijs dat de opgave is ingediend. Indien mogelijk controleren wij of die UBO-registratie klopt met de door u ingevulde UBO-verklaring en de bijbehorende documenten. Als dit klopt, kan de akte passeren. Deze mogelijkheid is er tot 1 juli 2022.
  • In het geval u de UBO-opgave op of ná 1 juli 2022 heeft ingediend bij de Kamer van Koophandel, dan moeten wij wachten tot de UBO-registratie is verwerkt en afgerond door de Kamer van Koophandel. Daarna controleren wij of die UBO-registratie klopt met de door u ingevulde UBO-verklaring en de bijbehorende documenten. Als dit klopt, kan de akte passeren.

Stuur ons een mail!

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.