De rol van de notaris bij het UBO-onderzoek
Conform de WWFT (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme) is de notaris verplicht om van elke client de identiteit te controleren en te kijken of deze valt binnen een risicogroep conform de WWFT.
Als een partij in de akte een rechtspersoon is, moeten wij ook een UBO-onderzoek doen van die betrokken rechtspersoon. Dit onderzoek houdt in dat de notaris moet kunnen vaststellen wie de UBO(‘s) is/zijn van de rechtspersoon en controleren of die UBO’s (correct) zijn ingeschreven in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel.
Waarom een UBO-verklaring
Als eerste vragen wij de cliënt voor ons UBO-onderzoek een UBO-verklaring in te vullen en deze te ondertekenen en aan ons kantoor te retourneren met eventueel kopie van de benodigde documenten.
- Op de UBO-verklaring verklaart u onder andere dat u geen kennis of vermoeden heeft van risico’s in het kader van de WWFT, en dat er geen Politiek Prominente Personen in de organisatie zitten.
- Indien van toepassing dient u bijlagen mee te sturen/te uploaden waarmee wij de UBO-verklaring kunnen controleren, zoals een kopie aandeelhoudersregister en/of kopie legitimatiebewijzen.
- Vervolgens controleren wij als notariskantoor die ingevulde en ondertekende UBO-verklaring en vergelijken deze met de reeds ingeschreven UBO(‘s) in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel.
- Mocht dit niet overeenkomen, dan zullen wij melden aan de cliënt dat er een verschil is.
UBO-registratie
Als tweede kijken wij als notariskantoor per rechtspersoon of de UBO(’s) zijn ingeschreven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel (rechtspersonen zijn wettelijk verplicht dit te doen sinds 27 maart 2022).
- In het geval er inderdaad UBO(’s) geregistreerd zijn, dan controleren wij of die UBO-registratie klopt met de door u ingevulde UBO-verklaring en de bijbehorende documenten. Als dit klopt, kan de akte passeren.
- In het geval u de UBO-opgave nog niet heeft gedaan, of als u de UBO-opgave wel heeft ingediend bij de Kamer van Koophandel, maar die is nog niet verwerkt en afgerond door de Kamer van Koophandel, dan moeten wij daarop wachten. Daarna controleren wij of die UBO-registratie klopt met de door u ingevulde UBO-verklaring en de bijbehorende documenten. Als dit klopt, kan de akte passeren.
- Sinds 22 november 2022 is het tijdelijk niet mogelijk om uittreksels uit het UBO-register te krijgen. Naar aanleiding van een uitspraak van het Europese hof van Justitie zijn de UBO-gegevens tijdelijk niet openbaar. In het geval u wèl de UBO-registratie heeft gedaan, maar u heeft geen UBO-uittreksel, ontvangen wij daarom graag het UBO-opgave document of de bevestigingsmail als bewijs dat de opgave is ingediend. Indien mogelijk controleren wij of die UBO-opgave klopt met de door u ingevulde UBO-verklaring en de bijbehorende documenten. Als dit klopt, kan de akte alsnog passeren.